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Qu’est-ce que la VoIP et quelles sont ses utilisations ?

On assiste depuis quelques années déjà à la démocratisation d’Internet. Cet outil s’est imposé très rapidement comme un indispensable dans nos vies. Rendez-vous-en compte, il est devenu omniprésent dans nos vies. Son utilisation est au quotidien, et dans toutes les facettes possibles. À l’heure actuelle, il est devenu possible de faire du shopping, de commander à manger, de travailler, le tout chez soi. L’arrivée des smartphones n’a fait que conforter ce caractère vital d’Internet. Les derniers évènements (dont la crise de la Covid-19) ont rendu la digitalisation et la numérisation comme une évidence. Un récent outil a révolutionné la communication, la VoIP. Mais qu’est-ce donc ? Et quelles sont ses utilisations ? Zoom sur cette technologie révolutionnaire qui bouleverse.

Qu’est-ce que la VoIP ?

La VoIP est un terme encore inconnu pour beaucoup de personnes. Pourtant, c’est une technologie familière que l’on utilise au quotidien. Le terme « VoIP » est un diminutif. Son nom complet est Voice over Internet Protocol, mais on l’appelle également Voix sur IP. Il s’agit d’un système mis en place afin de permettre de changer les signaux audio en données numériques, transmissibles par Internet, d’un appareil connecté à un autre. En terme beaucoup plus simplifié, il s’agit d’un système permettant de passer des appels par le biais d’Internet.

Cette technologie est révolutionnaire, dans la mesure où il suffit d’avoir un appareil connecté à Internet pour passer un appel. De plus, vous n’avez pas forcément besoin de disposer d’un téléphone pour l’effectuer. Un ordinateur ou encore une tablette peuvent très bien faire le boulot. Les seuls critères nécessaires sont que l’appareil puisse se connecter à Internet, et qu’il soit connecté. Il s’agit d’une technologie révolutionnaire qui permet de diminuer grandement les coûts de communication. Elle est largement utilisée à l’heure actuelle, autant chez les particuliers que chez les professionnels. Il existe beaucoup de fournisseurs de VoIP à l’heure actuelle. Cette technologie est même vantée par divers gouvernements, afin d’éviter les problèmes de saturation du système de téléphonie classique.

Une technologie familière

Une fois le système d’utilisation expliqué, vous devez vous dire que cette technologie ne vous est pas inconnue. Il existe d’innombrables applications qui reposent sur ce système. L’un des pionniers est Skype, qui a permis de lancer et recevoir des appels vocaux ou vidéo, le tout sans passer par le téléphone, et de manière totalement gratuite. Il reste jusqu’à aujourd’hui un acteur incontournable, et est utilisé autant par les professionnels que les particuliers. D’autres technologies ont suivi, comme Zoom ou Google Meet. Les réseaux sociaux ont également utilisé ce concept, pour ne citer que Messenger, WhatsApp ou Viber. Grâce à ce système, tout le monde peut appeler de n’importe où sur le globe, de manière instantanée et totalement gratuite. La communication n’a jamais état autant facilité.

Comment fonctionne la VoIP ?

Dans l’imaginaire collectif, la technologie de la VoIP peut sembler très complexe. Pourtant, elle repose sur un système relativement simple. Elle fonctionne comme toute donnée envoyée sur Internet, à l’instar des e-mails ou des messages instantanés. La voix de l’utilisateur est convertie en un signal numérique, par le biais de Codec, puis est envoyée sur un réseau IP. Par la suite, ces données sont reconverties en son et sont reçues par le destinataire, et vice versa. L’appel est donc ainsi possible. La qualité de ce dernier dépend donc fortement de la qualité de la connexion Internet. Plus la connexion Internet est de haut débit, plus la conversation sera fluide, et inversement. La technologie VoIP dispose de nombreux avantages par rapport au système de téléphone traditionnel. Il est ainsi largement préféré.

Qu'est-ce que la VoIP ?
La VoIP ne nécessite qu’une bonne connexion internet et un appareil connecté

Avantages à préférer l’utilisation de la VoIP par rapport au système de téléphonie classique

De nombreux utilisateurs de téléphones préfèrent utiliser le système de VoIP par rapport au système de téléphonie classique, et ce pour plusieurs raisons. De nombreuses entreprises ont même décidé d’adopter une solution VoIP.

Un système beaucoup plus économique et moins cher que la téléphonie par ligne terrestre

La première et principale raison qui pousse les entreprises à adopter le système de VoIP est d’ordre économique. Ce système permet en effet de réduire de manière conséquente les coûts de communication de ces dernières. D’une part, faites le calcul. Les lignes de téléphonie terrestres sont un véritable investissement conséquent. Elles nécessitent de nombreux coûts, parmi lesquels un système séparé, du matériel externe, ainsi que des fils de cuivre, très coûteux. Tous ces travaux sont nécessaires pour rendre la connexion téléphonique possible. En parallèle, la VoIP ne vous demandera qu’une connexion Internet. Là encore, les besoins dépendront de vous. La qualité des appels dépendra de votre connexion. Toutefois, une bonne connexion Internet est de très loin (mais vraiment) moins chère à tous ces travaux cités précédemment.

Pour une entreprise opérant à l’international, les coûts des appels internationaux sont beaucoup moins élevés grâce à la VoIP. Au lieu de passer par les câbles, vous payez les tarifs de la région de réception, et non de votre zone d’appel. De ce fait, si votre entreprise est également implantée dans un pays où la connexion Internet n’est pas trop chère, vous faites des économies !

De plus, une bonne solution VoIP peut se relier à votre Cloud, permettant ainsi de faciliter grandement votre travail. Celui-ci permet ainsi d’automatiser et d’optimiser votre travail. D’une pierre deux coups donc ! En réduisant les ressources et le temps, vous faites encore plus d’économie ! Le processus vous est expliqué dans le point qui suit.

Une automatisation et une optimisation des processus

Sachant que le système VoIP se fait par le biais d’Internet, la numérisation et l’automatisation deviennent possibles. De ce fait, il y a gain de temps, gain de coût et c’est le travail de l’entreprise en général qui est facilité.

Les lignes fixes ont le désavantage de ne permettre l’utilisation que d’un seul numéro de téléphone. Grâce à la solution VoIP, ce problème est contourné. En effet, vous pouvez y associer plusieurs numéros de téléphone. Ainsi, vous pouvez traiter différents appels en simultané, avec différents numéros de téléphone. Une bonne solution VoIP peut même vous mettre à disposition diverses fonctionnalités. Tout cela vous permettant ainsi de faciliter le travail de vos équipes, d’augmenter votre chiffre d’affaires, le tout en maintenant des coûts au plus bas.

Il existe de nombreuses fonctionnalités d’automatisation à l’heure actuelle. Parmi les plus connues, on peut citer notamment le paramétrage des heures d’ouverture et de fermeture, le routage des appels ou la distribution automatique des appels (ACD en anglais). Y figure également le Smart, le Predictive Dialing, Power ou les flux IVR.

Il est également possible d’effectuer un suivi des rapports des agents et des appels. Un tableau de bord en temps réel est présent, afin de faire diverses analyses, tout en proposant des services de qualité en continu. Si besoin, il est possible de mettre des scripts, en fonction des modèles, afin de permettre un meilleur service client pour les commerciaux.

Réaliser et recevoir des appels de n’importe où sur le globe

Grâce à cette technologie révolutionnaire, il est possible de réaliser des appels de n’importe où, et de les recevoir, qu’importe la situation géographique de l’émetteur. En effet, les téléphones classiques utilisent des fils analogiques pour transporter les signaux vocaux, ce qui n’est pas le cas de la VoIP. Avec celle-ci, les signaux sont convertis et envoyés sur Internet. De ce fait, tant que vous serez connecté, il vous sera possible de réaliser un appel, qu’importe où vous vous situez.

Ce système permet de travailler à l’international (si vous êtes basé dans divers pays), ou même d’effectuer le télétravail, comme durant la crise sanitaire de la Covid-19. Cela permet une certaine flexibilité, donnant la possibilité à vos collaborateurs de choisir leur lieu de travail.

De plus, vous pouvez effectuer des appels depuis n’importe quel appareil. Il suffit que ce dernier soit connecté à Internet. Ainsi, votre ordinateur, votre laptop, votre tablette, votre smartphone et même votre montre connectée peuvent servir de téléphone.

En parallèle, comme votre appareil est connecté à Internet, la qualité de votre voix durant l’appel reste optimale, tant que la connexion est de bonne qualité. Le coût de l’appel dépendra du prix de la connexion de chacun des interlocuteurs.

Qu'est-ce que la VoIP ?
La VoIP permet de travailler à domicile

Les configurations nécessaires pour utiliser la VoIP

Une bonne connexion internet

C’est logique, mais pour utiliser la VoIP de manière optimale, il vous faudra investir dans une bonne connexion Internet. En parallèle, prévoyez des forfaits de données mobiles, au cas où une panne de courant surviendrait.

Formez vos collaborateurs

Si vous utilisez ce système pour la première fois, il vous faudra peut-être former vos collaborateurs. Pas d’inquiétude à se faire, une fois le système en main, il est facile à apprendre et à utiliser.

Avoir des appareils adaptés

Bien que cela paraisse logique, assurez-vous d’avoir des appareils adaptés. Utilisez de préférence des appareils récents, pour une meilleure qualité.

Choisir le bon système VoIP

Il existe de nombreux systèmes VoIP. Il vous faudra trouver le plus adapté à vos besoins. Voici quelques pistes pour vous aiguiller :

  • Vérifiez les coûts initiaux et mensuels. N’hésitez pas à vous renseigner sur tous les coûts, dont les cachés s’il y en a.
  • Vérifiez la fiabilité et la qualité du logiciel.
  • Vérifiez la qualité du SAV, pour anticiper les problèmes futurs.
  • Vérifiez la facilité d’utilisation, pour qu’elle vous soit une aide et utile.
  • Regardez les commentaires des clients, le meilleur des conseils est le retour des clients.

Nous sommes disposés à vous aider en vous fournissant un comparatif des services de VoIP de très bonne qualité, à coût très intéressant et facile d’utilisation. Faites-nous confiance pour vous aider à trouver le système parfait pour vous !

 

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