Management à distance : 5 règles d’or pour le télétravail
Le management à distance se multiplie à cause du Covid-19. Avec les nombreuses possibilités qu’offrent les nouvelles technologies de pointe, il est tout à fait possible de gérer vos équipes à distance. Les collaborateurs peuvent opter pour le télétravail en travaillant depuis un espace de coworking ou à domicile. D’ailleurs, lorsque les commerciaux prospectent à l’étranger, le management à distance est parfois inévitable. Si vous êtes aussi obligé de manager vos employés comme suit, voici 5 règles d’or à tenir en compte.
5 bonnes pratiques d’un management en télétravail
Embaucher les bons collaborateurs
Pour être efficace malgré l’éloignement géographique, votre futur collaborateur doit être autonome et surtout savoir se prendre en main. Il/elle doit être capable de se fixer des objectifs et avoir une motivation de les réaliser. La personne que vous engagez doit être une personne d’action et qui n’a pas peur d’affronter les problèmes liés au télétravail.
Peu importe l’endroit où il/elle se trouve, un bon employé sait faire avancer les choses pour obtenir les meilleurs résultats. Ainsi, vous n’aurez pas constamment à être sur son dos pour surveiller son travail.
Choisir les bons outils
Ordinateur, écran, téléphone, logiciels, ce sont les outils de base que les télétravailleurs doivent avoir pour travailler. Et avec l’évolution de la technologie, il existe des outils digitaux performants qui dépassent les barrières physiques et renforcent la collaboration.
Pour que votre équipe reste motivée et investie dans son travail. Il est important qu’ils aient accès à des moyens performants adaptés au télétravail, ainsi qu’à des outils collaboratifs permettant de rester en contact permanent avec leurs collègues.
Vous avez par exemple la VOIP pour prospecter ou réceptionner les appels de service clients et certains permettent les discussions instantanées et même la visioconférence. Comme vous pouvez le constater, cette solution offre plusieurs avantages pour rester en contact et échanger des informations avec tous vos collaborateurs.
Être disponible pour l’équipe
En tant que manager, vous devez rester toujours disponible pour vos équipes et collaborateurs. C’est l’une des clés de réussite pour qu’une mission collective fonctionne. De temps en temps, prenez des nouvelles sur l’avancée des membres en donnant des conseils avisés pour les guider dans la bonne voie.
Certes, il est tout à fait difficile de maintenir une communication ouverte avec des salariés qui ne se trouvent pas dans vos locaux. Il vous appartient de faire des efforts supplémentaires en privilégiant la communication en équipe et en direct. Heureusement, les outils de communication en ligne sont disponibles pour rester connectés en permanence.
En outre, organisez des points mensuels pour parler avec votre équipe. Ces rendez-vous servent à faire le point sur l’avancée de vos projets. Ce moment vous permettra aussi d’écouter les besoins de vos salariés et d’établir la communication entre eux. C’est aussi le moment approprié pour motiver l’équipe en cas de difficulté et de désaccords.
Établir un planning souple adapté au télétravail
Travailler à distance implique des règles de fonctionnements strictes. Mais, cela ne signifie pas que vous devez appeler vos équipes toutes les heures. Le planning doit être uniformisé, normalisé pour une cohésion pleine. Pour ce faire, le manager devrait rédiger une charte contenant des règles simples, mais importantes.
Il est donc fondamental de préciser les heures de connexions, les outils à utiliser, les jours de réunion, les préavis en cas de congés ou d’absence. Tout le monde doit s’y tenir scrupuleusement. Bien sûr, n’oubliez pas de mentionner les temps de pause. Pour un suivi efficace, mettez en place un système de reporting régulier.
La charte de travail doit être rigoureuse pour que chaque collaborateur soit sur la même longueur d’onde. Sachez qu’une mauvaise discipline risque d’avoir des impacts négatifs dans le travail de l’équipe.
Favoriser l’esprit d’équipe
Pour entraîner vos équipes dans un même esprit et direction, développer l’interdépendance entre les membres. En effet, certaines compétences seront dépendantes des autres. L’expert en référencement, par exemple, aura besoin du savoir-faire du webmaster pour avancer dans son travail.
De même, le community manager devra communiquer régulièrement avec le graphiste ou le chef de produit pour effectuer son travail. Essayer d’entretenir une interdépendance entre les membres en créant des groupes de travail par thème.
De temps en temps, essayez d’organiser des rencontres physiques. Cette technique permet d’établir une relation de confiance, de favoriser les échanges informels et de fixer des objectifs collectifs. Enfin, n’hésitez pas à organiser des moments de détente comme un afterwork en ligne. Cela permet d’entretenir un sentiment d’appartenance.
Pourquoi choisir une collaboration à distance ?
Réduire les coûts
Le télétravail est un moyen efficace de réduire les coûts, notamment en termes d’immobilier. En effet, le coût du m2 d’un local s’élève actuellement à 500 euros par an en moyenne. Toutefois, si vous décidez de conserver des bureaux fixes, optez pour un travail en flex office pour pouvoir économiser 20 % de surface. Une telle décision vous permet de réduire les factures, d’augmenter la capacité d’accueil et d’accueillir de nouvelles activités
Avoir des employés talentueux
Se lancer dans le domaine du télétravail permet d’embaucher les meilleurs talents partout dans le monde. En effet, vos employés ne peuvent pas vivre au même endroit où vous avez décidé d’implanter votre société. Si vous franchissez les barrières géographiques, cela vous offre une opportunité infinie de recruter des télévendeurs compétents et expérimentés.
Augmenter la productivité
Une bonne partie du travail des commerciaux consiste à émettre des appels tout au long de la journée. Le fait de rester cloîtrer dans un bureau pour discuter avec un client peut nuire à la productivité. A moins d’investir dans un matériel téléphonique et des caissons individuels insonorisés, vos commerciaux ont tendance à se gêner mutuellement dans une seule et unique pièce.
Obtenir le meilleur de votre équipe en télétravail
Le travail à distance rime toujours avec confort et flexibilité pour les salariés. En effet, ces derniers n’ont pas besoin de se déplacer ou de faire une pause déjeuner aux heures d’ouverture de la cantine. Si votre équipe de télétravailleurs est bien équipée par l’un de nos solutions VOIP et surtout bien managée, elle sera heureuse, impliquée et productive. Ils pourront surpasser les performances des employés qui travaillent en local.
Comment maintenir la performance des employés en télétravail ?
La réussite de l’entreprise dépend entièrement de la performance du manager. En suivant une formation de management à distance, ce dernier peut développer 4 axes qui feront de lui un meilleur leader. Il s’agit notamment de :
- valoriser et admettre la contribution de chaque membre
- avoir des échanges fréquents pour avoir une relation de proximité
- renforcer la confiance entre les collaborateur en faisant preuve de transparence et de sincérité
- rappeler fréquemment les objectifs et les résultats de chaque action pour donner du sens au travail.
Lorsque vous avez pris la décision d’engager des personnes en télétravail, cela signifie qu’il faut définir des attentes réalistes. De plus, chaque membre de votre équipe n’a pas forcément les mêmes niveaux de productivité qu’au bureau, en particulier si leurs outils de travail ne sont pas à la hauteur. Dans ce cas, il faudra investir dans un système performant comme la VOIP. Vous distinguerez tout ce qu’il vous faut sur notre comparateur en ligne.
Pour conclure, il faut noter que le télétravail n’est pas viable à long terme s’il n’est pas agréable. D’un côté, une entreprise doit trouver tous les moyens possibles pour maintenir l’engagement des employés à distance. Et d’un autre, les collaborateurs ont l’obligation de reconnaître individuellement ce qu’ils sont capables de faire pour atteindre leurs objectifs et rester concentrer. La clé de la réussite est simple, ne laissez pas vos collaborateurs livrés à eux-mêmes qu’elle soit au bureau ou en télétravail, votre équipe a besoin de votre soutien. Si vous manquez de temps, engagez un manager de proximité pour qu’il prenne le relais de la politique de votre société.
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