Les systèmes VoIP sont bien plus familiers que nous pouvons le croire. Si de nombreux particuliers ou de nombreuses entreprises les utilisent au quotidien c’est qu’ils apportent leur apportent certains avantages. Découvrons quels bénéfices le VOIP procure à ses usagers en termes de messagerie.
L’important à retenir concernant le Voice over Internet Protocol
Le concept de Voice over Internet Protocol (VoIP) ou voix sur IP renvoie à une technologie permettant aux usagers de prendre contact par internet. En fait, les créateurs de VoIP ont voulu faciliter la vie des gens en leur épargnant d’utiliser des lignes fixes classiques pour passer des appels. VoIP est donc en quelque sorte un système de téléphonie permettant de contacter quelqu’un via le nuage informatique. Depuis le développement des services internet à large bande, l’usage de cette technologie est devenu incontournable dans différents cas de figure. Bien qu’au départ (1995) c’était une source de communication bon marché, l’outil VoIP a beaucoup évolué à travers le temps.
Désormais, il fait partie des technologies de communication les plus utilisées en proposant diverses fonctionnalités avancées. Les répondeurs automatiques, la messagerie vocale vers l’e-mail, l’identification personnalisée de l’appelant ou l’enregistrement des appels sont autant d’innovations du VoIP. Cette solution de communication permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques où et quand ils veulent. On n’est pas obligé de mémoriser les codes d’appel pour se connecter avec nos amis ou nos clients. Avec le développement rapide du monde numérique, c’est le moment de se détacher des systèmes téléphoniques traditionnels avec cette technologie VoIP. D’ailleurs, elle est compatible avec la plupart des ordinateurs.
L’avantage d’intégrer VoIP dans vos réseaux de communication
En fait, les concepteurs de voix sur VoIP ont voulu offrir une large possibilité d’actions pour les usagers, et cela à un prix raisonnable. L’envoi de message fait partie de ses offres. Ceci dit, ce service n’est pas systématiquement disponible et demande un paramétrage spécifique. Mais l’outil VoIP vous aide également à sauvegarder automatiquement vos contacts (numéros de téléphone, courriel, etc.). VoIP anticipe donc que vous aurez potentiellement besoin de joindre ces entités (collègues, clients, proches, etc.) ultérieurement. Il s’occupe à votre place de mémoriser ces coordonnées et vous épargne de les saisir manuellement.
Si vous désirez activer l’envoi de messages par l’intermédiaire de VoIP, vous pouvez l’intégrer à votre réseau de SMS. En faisant cela, vous obtiendrez une messagerie centralisée, qui ne laissera place à aucun oubli. Grâce à VoIP, vous pouvez également envoyer des messages à vos contacts de manière instantanée et entièrement gratuite. Vous pouvez notamment le faire en utilisant les applications de messagerie comme Messenger ou WhatsApp.
VoIP offre également la possibilité d’échanger instantanément des messages lors des visioconférences sur Skype, Google Meet ou encore Zoom. Cela représente un atout de taille en comparaison des systèmes téléphoniques traditionnels. D’ailleurs, vous pouvez programmer vos conférences téléphoniques en synchronisant votre système VoIP à un calendrier.
Bien que le système VoIP ait son propre réseau communicationnel, vous pouvez l’intégrer à d’autres logiciels de communication. Par conséquent, vous pouvez passer des appels et recevoir des messages via les programmes tels que Microsoft Teams ou encore Viber.
Voix sur IP, une solution pour améliorer les capacités de votre messagerie vocale
VoIP propose plus d’avantages que les autres options de messagerie vocale. Il met un tableau de bord à la disposition de ses usagers pour qu’ils accèdent facilement aux appels de messagerie vocale. À l’aide de ce tableau de bord, les utilisateurs peuvent également paramétrer les messages d’accueil de cette messagerie. On peut même personnaliser sa messagerie vocale suivant le statut choisi dans son application VoIP.
En outre, d’autres systèmes téléphoniques tels que 3CX permettent d’envoyer des fichiers (messages vocaux, fax) de la messagerie vocale vers votre courriel. Ainsi, vous recevrez vos messages dans un seul endroit à savoir votre courrier électronique. Outre transférer des messages, ce système permet également de les archiver dans votre boîte mail. Mais, la transmission des données de messagerie vers votre courriel aide également à rester connecté même si vous êtes en déplacement. Les avantages du webmail trouvent ici toute leur importance. Les utilisateurs de VoIP peuvent accéder à leur messagerie vocale où qu’ils soient du moment qu’il y a du réseau. D’ailleurs la majorité des fonctionnalités de VoIP sont accessibles depuis n’importe quel support (ordinateurs, smartphones, tablettes, etc.).
La téléphonie sur IP est également une solution pour ne pas manquer vos messages importants. Par exemple, elle vous offre la possibilité de réécouter vos appels importants. Effectivement, vous pouvez activer leur enregistrement pour que vous ou vos collègues puissiez les écouter ultérieurement. Et si vous avez déjà renseigné les détails de votre messagerie électronique, vous pouvez intégrer un calendrier à ce système de messagerie.
Technavio avait estimé une augmentation de près 10 % du taux de croissance annuelle composé (TCAC) du marché VoIP pour l’intervalle 2017-2021. L’essor des applications VoIP pour les smartphones sous forme de messagerie, d’appels vocaux et vidéo serait à l’origine de cette expansion. Selon cet analyste mondial de marché, beaucoup de clients adopteront les services VoIP s’ils proposent ces fonctionnalités à un tarif réduit.
Voice over Internet Protocol, une alternative de communication plus flexible et plus économique
Sachez que VoIP utilise internet pour contacter d’autres personnes, ce qui le différencie des systèmes téléphoniques classiques. Grâce à la technologie VoIP, on peut passer gratuitement des appels à l’échelle mondiale. Les systèmes VoIP favorisent donc une réduction des coûts ou des factures téléphoniques. Si les téléphones coûtent mensuellement du crédit, le système VoIP favorise une économie d’argent. Avec VoIP, vous payez au fur et à mesure (pay as you go), ce qui vous permet de gérer vos factures selon vos besoins.
Le VoIP offre l’avantage de la dématérialisation des systèmes téléphoniques traditionnels. Vous n’avez plus besoin de téléphone à moins bien sûr que vous ayez installé l’application VoIP dessus. En l’absence d’infrastructure physique, vous économisez les coûts d’installation et de maintenance. Le fournisseur d’accès se charge même d’assurer la mise à jour de VoIP. Voilà pourquoi les sociétés qui désirent remettre au goût du jour leurs équipements ont intérêt à adopter cet outil de communication. De plus, il ne sera plus utile pour leur personnel de disposer d’un poste fixe à proximité. Pour passer des appels ou envoyer des messages, il suffit de disposer d’un appareil connecté (ordinateur, smartphones, etc.). Une bonne solution VoIP est d’autant avantageuse pour les sociétés qui opèrent sur le marché international. Il est indéniable que les messages et les appels sont onéreux, même pour les grandes entreprises. Désormais, c’est la tarification internationale qui s’applique. Le montant que vous allez payer dépend du pays du destinataire (d’appel ou de message) et non de celui de l’émetteur. Par conséquent, les sociétés ou les particuliers qui se trouvent dans une région où la connexion est abordable seront privilégiés.
Une communication plus performante grâce à VoIP
VoIP offre un service qualitatif à un tarif avantageux, que ce soit pour effectuer des appels ou pour envoyer des messages. Nous savons à quel point la faible intensité de signal peut perturber les appels téléphoniques ou entraver la délivrance des messages. Vous n’avez pas ce problème avec la téléphonie VoIP. De plus, grâce à cette dernière, vous pouvez facilement passer ou recevoir plusieurs appels en même temps. En effet, le système VoIP supporte jusqu’à 30 appels de ce genre, voilà pourquoi on l’utilise habituellement pour faire des visioconférences.
Prérequis pour bénéficier d’une bonne solution VoIP
Vous devez prendre quelques dispositions avant de migrer vers solution VoIP :
Définir vos besoins réels
Les sociétés doivent évaluer l’ensemble des équipements de communication dans leurs établissements. Il arrive que les télécopies (fax) ainsi que les connexions internet ne soient pas performantes et fassent grimper leurs factures. Les problèmes de débit et machines usées pourraient engendrer des pertes. Les entreprises doivent ainsi évaluer leur utilité à l’instant présent et envisager de moderniser leurs services via une solution VoIP. Il va falloir qu’ils fassent l’inventaire précis des besoins de chaque branche d’activité. Le service client n’aura pas forcément les mêmes besoins que le service marketing.
Sélectionner un bon fournisseur VoIP
Vous devriez être en mesure de choisir un fournisseur VoIP afin de satisfaire vos besoins ou ceux de votre entreprise.
- Sélectionnez un VoIP 100 % Cloud, cela constitue un choix judicieux. Il facilite et accélère l’opérationnalité de votre solution téléphonique sans devoir faire appel à des professionnels. Cet hébergeur virtuel vous permet notamment d’ajuster le nombre de lignes aux exigences de votre société.
- Assurez-vous de trouver des fournisseurs performants en termes de qualité de service et de rapidité : choisissez-les en fonction de la praticabilité et de la flexibilité de leurs services. D’une part, la plateforme doit être suffisamment ergonomique pour favoriser les différentes manipulations onboarding. D’autre part, vous devriez pouvoir adapter en temps réel le nombre de lignes selon vos besoins de communication.
- Testez la qualité sonore des appels durant l’essai gratuit de quelques jours avant toute souscription.
- Trouvez une solution VoIP compatible avec les outils numériques que vous utilisez fréquemment (messagerie, CRM, etc.).
- Optez pour une solution VoIP dotée d’un support réactif pouvant vous aider dans toutes les démarches nécessaires.
Mettre en place de la solution Voice over Internet Protocol
Après avoir choisi votre fournisseur, celui-ci devrait vous guider dans le processus d’intégration. Tout d’abord, il va falloir créer des comptes (administrateur, groupe d’utilisateurs). Et cela, tout incluant les fonctionnalités ainsi que les droits afférents à ces comptes. Paramétrez ensuite les modalités d’appels (messages d’accueil, disponibilité, messagerie vocale (SVI), etc.). Par la suite, procédez à l’intégration de votre Voice over Internet Protocol avec vos logiciels métiers et votre gestionnaire de relation client (CRM). N’oubliez pas de solliciter la sauvegarde des anciens numéros vers le fournisseur téléphonique choisi. Aucun contact ne sera perdu ni modifié grâce à cette portabilité des numéros.
Bref, si vous désirez optimiser la stratégie de communication au sein de votre entreprise, nous vous suggérons d’investir dans une solution VoIP.
Découvrez également dans un autre article les autres bénéfices du VoIP pour les entreprises.